Im Griff – Das Management von Geschäftsreisen

Interview mit Andy Stehrenberger | von Georg Lutz

Hinter dem Thema Reisekosten stehen sehr unterschiedliche Bedürfnisse. Kleinere Unternehmen brauchen oft nur einige Dienstleistungen und eine digitale Kreditkarte. Etwas grössere Unternehmen haben den Anspruch, das Reisekostenmanagement voll in ihrer ERP-Lösung abzubilden. Auf jeden Fall soll es aber schneller, transparenter und einfacher wie die klassischen Lösungen sein. Wir führten ein Interview mit Andy Stehrenberger, General Manager bei AirPlus Schweiz.

Beginnen wir mit einem Vergleich, um die aktuellen Trends beim Thema Geschäftsreisen besser fassen zu können. Wie wurde vor 15 Jahren eine Geschäftsreise üblicherweise abgewickelt?
Ich bin schon fast mein ganzes Berufsleben in der Reisebranche tätig. Da sind die Erinnerungen präsent. Grundsätzlich wurden Geschäftsreisen meist über ein Reisebüro abgewickelt. Dort habe ich als Kunde einen Flugschein gebucht und bekam dann eine Rechnung. Das Reisebüro hat Zugang zu Dachorganisationen der Fluggesellschaften, die einen Bankenpool betreiben. Dort sind die jeweiligen Bankdaten hinterlegt, und bei einer Buchung wird das Konto belastet.

Und dann gab es eine Bestätigung über das Fax?
Ja, in der Tat lief noch viel Kommunikation über Telefax. Man hat mit Textbausteinen gearbeitet, die auf sehr banalen IT-Programmen realisiert wurden. Auch das Telefon war als Kommunikationsmittel wichtig, um die Kommunikation zu unterstützen und den Bezahlvorgang voranzubringen.

Und wie sieht das heute aus?
Den ersten beschriebenen Prozess über den Bankenpool gibt es heute noch. Es gibt aber inzwischen viele Low-Cost-Anbieter, die einen wichtigen Anteil am Gesamtmarkt erobert haben. Da läuft dann alles nur über den Weg der Kreditkarte. Wenn heute eine Firma ein Reisebüro auswählt, dann wird für die Reisenden ein Profil erstellt. Darin sind die benötigten persönlichen Angaben und die Zahlungsart enthalten. In erster Linie geht es um eine Kreditkarte, die hinterlegt wird.

Wie haben sich die Preise entwickelt? Fliegen ist ja eigentlich immer billiger geworden?
Was die vergangenen Jahre betrifft, liegen Sie richtig. Aktuell hat sich aber eine Veränderung ergeben. 2016 gab es einen weiteren markanten Rückgang wie auch in den Jahren zuvor. Im letzten Jahr haben wir seit langer Zeit eine Stabilisierung der Preise erlebt.

Woran liegt das?
Ich gehe davon aus, dass hier die Talsohle des Machbaren, innerhalb dieses Rahmens, wie wir heute reisen, erreicht wurde. Das sehen Sie auch an den Ausgabenzahlen in Unternehmen. Auch hier sehen wir eine Verfestigung der Ausgaben.

Ein wichtiger Punkt ist sicher der reibungslose Umstieg zwischen unterschiedlichen Verkehrsmitteln?
Dank der Online-Lösungen, wie Online-Booking-Tools, werden Gesamtangebote dargestellt, die mehrere Verkehrsmittel und ihre Verknüpfung auf dem Schirm haben. Vor Ort, egal wo Sie sind, lässt sich das heute einfach realisieren.

Wohin reisen Schweizer Geschäftsleute? Gibt es da eine Prioritätenliste?
Europa steht eindeutig im Vordergrund. 74 Prozent aller Reisenden, die über die AirPlus-Kreditkarte gebucht haben, beziehen sich auf Europa. Dabei gibt es klare Trends. London steht auf Platz Nummer eins, gefolgt von Düsseldorf …

… Düsseldorf?
Ja es gibt dort um die 5’000 ausländische Firmen. Zudem ist Nordrhein-Westfalen der führende Medien-, Kreativ- und Kommunikationsstandort Deutschlands und einer der stärksten in Europa. Auch als internationaler Messe- und Kongressstandort hat sich Düsseldorf zu einer wichtigen Destination entwickelt. Im Bereich Unternehmensberatung ist Düsseldorf deutscher Standort Nr. 1 und nicht zuletzt zweitgrösste Börsenstadt Deutschlands.

Gibt es eigentlich zwischen Frauen und Männern ein unterschiedliches Buchungs- und Reiseverhalten? Wie gestaltet sich das Gender-Gap bei dem Thema Business-Reisen?
Zunächst gilt es festzuhalten, dass der Anteil von Frauen zugenommen hat. Bei uns erreicht er inzwischen 20,5 Prozent. Männer reisen zu 82 Prozent in der Economy Class, Frauen liegen mit über 85 Prozent etwas darüber. Männer gönnen sich etwas häufiger die Business Class.

Das hat vermutlich etwas mit Hierarchien zu tun. Es gibt eindeutig weniger Frauen auf Kaderpositionen.
Ja, das sehe ich auch so. Reiserichtlinien sind oft so ausgelegt, dass die Teppich- Etage da noch etwas mehr Spielraum hat.

Ein Herzstück Ihres Angebots ist die virtuelle Kreditkarte. Können Sie uns Funktion und Einsatzmöglichkeiten erläutern?
Lassen Sie mich hier gleich in die Praxis springen. Eine Firma entscheidet sich für AirPlus und bekommt von uns einen Company Account. Damit werden die Daten in einem Reisebüro hinterlegt. Sämtliche Reisen können nun über eine Karte abgerechnet werden. Wenn der Reisende das Hotel in New York bezahlen möchte, braucht es eine Lösung ohne den Einsatz der klassischen Reisestellenkarte. Entweder der Reisende selbst oder der Reiseverantwortliche in der Firma kann mit wenigen Klicks eine virtuelle Karte generieren und dabei verschiedene Parameter eintragen.

Die virtuelle AirPlus-Karte basiert auf Mastercard, deren Akzeptanz auf der ganzen Welt sehr hoch ist. Wenn diese Karte aktiviert wird, bekommen Sie als Reisender ein pdf-file für Ihre Akten, das die AirPlus Mastercard von seiner Vorder- und Rückseite zeigt. Zudem sind der BIN-Range, das Ablaufdatum sowie der CVC Code ersichtlich. Das läuft alles elektronisch.

Der Prozess beginnt aber nicht erst in der Hotel-Lobby?
Nein, der Prozess beginnt schon vor der Reise. Sie können im AirPlus-Business-Portal Schritt für Schritt eine Karte generieren. Das läuft wie beim Kauf eines Online-Produktes ab. Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, bekommen Sie das schon erwähnte pdf. Ab diesem Moment ist die Karte scharf. Mit der generierten Karte können Sie nun den gewünschten Einkauf –zum Beispiel – das Hotel in New York tätigen.

In vielen Firmen kommt ein automatisierter Prozess zur Anwendung, bei dem die virtuelle Karte im Hintergrund generiert und beim Bezahlprozess elektronisch übernommen wird. Damit entfällt der manuelle Prozess.

Wie sieht es mit dem Thema Sicherheit aus?
Die Nummer, die für Sie digital erstellt wird, gilt nur für maximal drei Transaktionen. Das macht in der Praxis Sinn, wenn Sie beispielsweise im gleichen Hotel noch Zusatzausgaben haben oder ein Konferenztermin verschoben wird. Wenn die Nummer danach gehackt werden sollte, ist dies irrelevant, da die Nummer nicht mehr verwendet werden kann.

Und jetzt gibt es neue Funktionen?
Genau. Es geht beispielsweise darum, dass ich entscheiden kann, in welcher Währung ich bezahlen will. In Düsseldorf kann es sein, dass Sie sich für die Belastung in Euro und nicht in Schweizer Franken entscheiden. Sie können noch flexibler entscheiden, wie oft die Karte eingesetzt werden kann. Zudem haben Sie die Möglichkeit zu sehen, welche Karten Sie generiert haben, welche noch aktiv und welche verfallen sind. Dann gibt es eine Fast-Card-Option, die es Ihnen ermöglicht, mit drei Klicks eine Karte zu generieren.

Kommen wir zu den unterschiedlichen Zielgruppen mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen.
Wir bedienen vier Zielgruppen. Zunächst geht es erstens um die Reisebüros, dann geht es zweitens um KMU-Verantwortliche. Diese nutzen unsere Dienstleitung meistens dann, wenn der Mitarbeiter nur wenige Male im Jahr verreist und eine eigene Kreditkarte ökonomisch wenig Sinn macht. Dann gibt es drittens und viertens die grösseren Betriebe und die globalen Unternehmen. Bei denen geht es in erster Linie um die komplette Integration der Daten. Oftmals gibt es ja noch individuelle Rechnungen. Die Kunden wollen aber zunehmend eine komplette Integration in ihre jeweiligen ERP-Lösungen. Die Prozesse laufen dann weitgehend automatisch im Hintergrund ab und die Buchhaltung wird entlastet.

Es gibt weitere Mitbewerber im Markt. Wie sind Sie hier aufgestellt?
Wir sind aus dem Grounding der Swissair entstanden. Die Lufthansa hat die damalige Reiselösung der Swissair aufgekauft. Inzwischen sind wir Marktführer im Bereich der Reisebezahlungslösungen.

Ein Platzhirsch?
Ja, aber neben uns gibt es namhafte in- und ausländische Mitbewerber. Solch eine Position ist kein Ruhekissen.

Gibt es ein USP-Alleinstellungsmerkmal?
Wir wurden ursprünglich von Fluggesellschaften gegründet. Daher haben wir ein Alleinstellungsmerkmal, was die kompletten Daten und Datenketten betrifft. Wir bekommen die vollumfänglichen Buchungsdaten, sogenannte Level-3-Daten, die der Kunde im AirPlus-Reporting-Tool auswerten und zu Einkaufszwecken benutzen kann.

AirPlus International AG

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